Beratungsangebot: Einführung der E-Akte begleiten

Das klassische Vorgehen birgt Risiken

Die ersten DMS-Projekte, die wir vor etwa 10 Jahren – lange vor Gründung des FAV – in unseren Verwaltungen durchgeführt haben, haben wir ganz klassisch nach dem „Wasserfallmodell“ organisiert.

Wasserfallmodell für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Das heißt, wir haben versucht, gleich zu Projektbeginn die Funktionalität der Software in einem Lastenheft festzuschreiben, das Hunderte ganz detaillierter Einzelanforderungen umfasste. Die Idee hinter einem solchen detaillierten Lastenheft ist,

  • dass sich die Verwaltung als Auftraggeberin vorher genau überlegt , was sie bzw. ihre Mitarbeiter brauchen und
  • dass der Softwarelieferant dadurch genau erfährt, welche Funktionen er liefern muss. Am Ende des Projekts wird mit dieser Liste geprüft, ob der DMS-Hersteller genau das geliefert hat, was gefordert war.

Das Bundesministerium des Innern (BMI) hat nun in einigen Veröffentlichungen ein entsprechendes Vorgehen im Projekt ausführlich dargestellt. Die Herausgeber selbst weisen auf die Hauptrisiken hin:

  • Das verwendete IT-System wird durch die Nutzer nicht akzeptiert.
  • Das IT-System ist teuer in Entwicklung und/oder Betrieb.
  • Das IT-System ist nicht innovativ.

In Gesprächen wurde seitens des Bundesverwaltungsamtes eine Quote von rd. 50% gescheiterter DMS-Projekte genannt.

Agile Einführung der E-Akte mit Scrum

Das BMI macht allerdings keine Vorschläge, wie man die oben aufgeführten Risiken minimieren kann. Aufgrund unserer Erfahrungen sehen wir vor allem folgende Mängel beim Vorgehen nach „Wasserfall“::

  1. Es wird keine Vision für eine künftige Arbeitsweise entwickelt. Traditionelle „Ablage“-Strukturen, wie sie traditionell aus der Papierwelt stammen (z. B. herkömmliche Aktenpläne) oder auch unter Windows und in Outlook praktiziert (Ordnungschaos) werden einfach ins DMS übertragen. Deshalb ist das angeschaffte DMS dann „nicht innovativ“: Die ganz neuen Möglichkeiten, im digitalen Umfeld viel einfacher und stressfreier zu arbeiten und auch noch mit besserer Qualität (wieder Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung), werden überhaupt nicht ausgereizt.
  2. Die Nutzer, also die eigentlichen „Kunden“ des Projekts, werden nicht einbezogen. Die Strukturen, in denen sie sich künftig bewegen sollen (vor allem der „Aktenplan“) wie auch die Software-Anforderungen – das „Lastenheft“ – werden  an ihnen vorbei entwickelt.
  3. Die Nutzer werden auch nach der Beschaffung nicht gründlich in das Customizing des Systems einbezogen. Sie empfinden die neuen Arbeitsweisen tendenziell als ihnen übergestülpt, nicht als neue Werkzeuge in ihren eigenen Händen.

Wir haben in den letzten Jahren – vor allem in Kommunal- und Hochschulverwaltungen – gelernt, mit agilen Methoden die komplexen Herausforderungen der E-Akten-Projekte gut zu bewältigen. Es gab bei uns keine gescheiterten Projekte mehr. Das Wichtigste unseres Vorgehens ist die Einbeziehung der Mitarbeiter und das Arbeiten in kurzen Intervallen, den sog. „Sprints“.

Die klassische Projektlogik wird aufgelöst in eine Abfolge von „Sprints“, in denen jeweils ein Teilprodukt erstellt und an die Nutzer ausgeliefert wird.

Das Entscheidende in der Roll-Out-Phase ist (die Beschaffungsphase am Anfang können wir hier nicht darstellen): das DMS wird nicht auf einen Schlag in einer Abteilung eingeführt nach dem Schema „Schulung – Stichtag – Umstellung“, sondern Prozess für Prozess. In jedem Sprint von 2-4 Wochen findet eine Planung statt, dann eine Prozessanalyse und -optimierung und dann die Überführung dieses Prozesses aus seinem bisherigen Kontext (Papier, Windows, Outlook) in das DMS. So können die Mitarbeiter aktiv und ganz prozess-spezifisch ihre Wünsche und Anforderungen erarbeiten und erleben sich als aktiv Gestaltende. Jeder Widerstand gegen das, „was die IT uns wieder vorsetzt“, wird gegenstandslos.

 

Unser Beitrag in solchen Projekten besteht potenziell in drei Leistungen:

  1. Wir begleiten Verwaltungen bei der Beschaffung eines DMS, soweit noch keines beschafft wurde. Dabei sind wir strikt produktneutral, haben aber viele Erfahrungen mit DMS für Verwaltungen verschiedener Größen und „Branchen“ (Kommunen, Hochschulen, Forschungsinstitute, Landesbehörden, Kirchenverwaltungen).
  2. Wir begleiten die Einführung des DMS in die Abteilungen methodisch. D.h. wir begleiten 3 oder 4 Sprints lang die Einführung in einer Pilotabteilung. So liefern wir den Projektleitungen vor Ort ein „Training on the job“, bis sie von uns unabhängig geworden sind und das Projekt selbstständig zu Ende führen können.
  3. Wir beraten Verwaltungen inhaltlich beim Aufbau prozessorientierter Ablagemethoden und Strukturen für einen modernen, silo-übergreifenden „Digital Team-Workplace“. Für entsprechende Anforderungen bringen wir eine Menge von „good practices“ aus anderen Projekten mit.

Weitere Informationen

Wenn Sie mehr über unsere Projektkonzeption erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Buch Agile Einführung der E-Akte mit Scrum: Die digitale Akte als kollaborative Teamplattform aufsetzen, Dezember 2019, ISBN 978-3-662-59704-0, https://doi.org/10.1007/978-3-662-59705-7

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